Das UWC International Office sucht Verstärkung in Berlin!

Das UWC International Office sucht ab sofort eine*n Assistent*in in der Buchhaltung und Bürokauffrau/ -mann.

Berufsbezeichnung:            Assistent*in in der Buchhaltung und Bürokauffrau/ -mann

Abteilung:                              Geschäftsführung – Buchhaltung

Anstellungsgrundlage:        Teilzeit (19,5 Stunden)

Gehalt:                                   17.500 EUR

Ort:                                         Berlin

 

Über UWC

United World Colleges (UWC) ist eine einzigartige, internationale Bildungsbewegung, die jungen Menschen im Alter von 16 bis 19 Jahren eine lebensverändernde Schulbildung bietet und sie anregt, sich für Frieden und eine nachhaltige Zukunft einzusetzen. An den derzeit 18 United World Colleges in 18 Ländern kommen Jugendliche aller Nationalitäten, Kulturen und sozialen Hintergründe zusammen. Gemeinsam leben sie zwei Jahre am College und lernen so im Alltag von- und miteinander. Freiwillige Arbeit in gemeinnützigen Projekten prägt sie nachhaltig. UWC-Schüler*innen werden einzig nach ihrer Eignung ausgewählt, unabhängig von ihrem finanziellen Hintergrund. Bei Bedarf erhalten sie Stipendien. Alle Teile der UWC-Bewegung arbeiten gemeinnützig.

Das UWC International Office ist Dach und Zentrum der UWC-Bewegung und arbeitet sowohl mit den 18 Colleges, den Nationalkomitees in 160 Ländern und den über 60.000 Ehemaligen und Freiwilligen weltweit zusammen.

 

Das UWC International Office sucht ab sofort eine*n Assistent*in in der Buchhaltung und Bürokauffrau/ -mann.

Als Assistent*in in der Buchhaltung sind Sie für die Führung der Buchhaltung in englischer Sprache und die Zusammenarbeit mit unseren deutschen Buchhaltern mitverantwortlich.

Als Bürokauffrau/ -mann unterstützen Sie das Team darüber hinaus und sind für die reibungslosen und professionellen Abläufe im Berliner Büro zuständig. Sie sind der*die erste*r Ansprechpartner*in für Anrufer*innen und Besucher*innen. Obwohl der Arbeitsort Berlin ist, werden Sie sich in einem stark international geprägten Arbeitsumfeld bewegen und eng mit Kollegen im Londoner Büro sowie an weiteren Standorten weltweit in Kontakt stehen.

Wenn Sie unserem früheren International Präsident Nelson Mandela zustimmen, dass Bildung die stärkste Waffe ist, unsere Welt zu verändern, und wenn Sie jeden Tag etwas Gutes, Wichtiges und Richtiges tun wollen, dann erfahren Sie im Folgenden Einzelheiten zu den Aufgaben, Anforderungen an die Stelle sowie Informationen zum Bewerbungsprozess.

 

Ihre Aufgaben

Buchhaltung / Buchführung

  • Monatliche Bankabstimmungen aller Bankkonten
  • Allgemeine Finanzdateneingabe über die britische Plattform: Sage 50 Accounts
  • Monatlicher Abgleich der Sage 50 Saldenbilanz mit der Saldenbilanz unserer deutschen Buchhalter
  • Zusammenarbeit mit unserem deutschen Buchhalter und Rechnungsprüfer*innen, um sicherzustellen, dass alle gesetzlichen Bestimmungen eingehalten werden
  • Andere Aufgaben im Rahmen der Buchhaltung können von Zeit zu Zeit zugewiesen werden

Büroverwaltung & Support

  • Administrative Tätigkeiten einschließlich Empfang, Post, Kuriere, Schreibwaren, Bürokalender, Küchenbedarf und einige Dateneingaben
  • Aufrechterhaltung der Büroräume und -ausstattung, Zusammenarbeit mit unterstützenden Unternehmen (einschließlich IT, Telefon, Internet, Druck und Hauswirtschaft) und Sicherstellung, dass alle Teile des Büros, einschließlich Archive und Ablagesysteme zugänglich, geordnet und funktionsfähig sind
  • Abgleich monatlicher Ausgaben und Kreditkartenabrechnungen für Direktor*innen
  • Hilfsbereiter, professioneller und freundlicher Service für eine multikulturelle, globale Gemeinschaft, die oft nicht Englisch oder Deutsch als Muttersprache spricht
  • Erste*r Ansprechpartner*in für Büro-Unterstützung, (z.B. Erste Hilfe, Arbeitsschutz)
  • Andere Aufgaben zur Unterstützung der Abteilungen können von Zeit zu Zeit zugewiesen werden

HR Support

  • HR-Unterstützung inkl. Administration des Recruitings indem Sie Stellenanzeige auf verschiedenen Websites hochladen, Einladungsschreiben an Stellenbewerber*innen versenden, Bewerbungsunterlagen vorbereiten und Anfragen von potenziellen Bewerber*innen beantworten
  • Buchung von Interviewterminen und Meetingräumen für Interviews
  • Überprüfung eines potentiellen Arbeitsvisum von Bewerber*innen

 

Anforderungen

Erforderliche Grundkenntnisse

  • Sie bearbeiten Aufgaben methodisch, sorgfältig und mit Blick fürs Detail
  • Lernbereitschaft und die Fähigkeit, Aufgaben der Priorität nach zu ordnen
  • Professionalität und Organisation in allen Aspekten der Arbeit, einschließlich der Verpflichtung zur Geheimhaltung
  • Gute Rechenkenntnisse, insbesondere Excel / Google Sheets

Erwünschte Fähigkeiten

  • Kenntnisse der Buchhaltungssysteme von Sage
  • Erfahrung im Empfangsbereich und Office Management
  • Erfahrung in der Google Suite (Gmail, Drive, Docs) und anderen Systemen (Excel)
  • Verständnis für IT-Systeme und Interesse daran, eng mit dem IT-Dienstleister zusammenzuarbeiten und Kollegen bei IT-Fragen zu unterstützen
  • Ausgezeichnete mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten
  • Ausgezeichnetes Deutsch in Wort und Schrift und sehr gutes Englisch
  • Eine proaktive Einstellung und die Fähigkeit Initiative zu ergreifen und Fristen unter minimaler Aufsicht einzuhalten
  • Kenntnisse in anderen Sprachen als Deutsch und Englisch sind wünschenswert, aber nicht erforderlich
  • Unterstützung der UWC Kolleg*innen
  • Interesse an der Vision und Mission von UWC

 

Visum Vorraussetzungen

Jeder der sich für eine Rolle bei UWC International in Berlin bewirbt, muss vor der Aufnahme des Jobs ein Arbeitsvisum haben das die Einwanderungsbestimmungen entspricht. Wir legen höchsten Wert auf Vielfalt und werden unser Bestes tun, um Ihren Visum- und Arbeitserlaubnisantrag zu unterstützen, können jedoch Bewerber*innen ohne aktuelle Arbeitsfähigkeit innerhalb der EU keine Erfolgsgarantie geben.

 

Erklärung zur Vielfalt

UWC stellt bewusste Vielfalt in den Mittelpunkt unseres Bildungsmodells, da sie entscheidend ist für unsere Mission „Menschen, Nationen und Kulturen für Frieden und eine nachhaltige Zukunft zu vereinen“.

Wir im UWC International Office glauben, dass sich dieses Engagement für bewusste Vielfalt in unserem Team, unseren Organisationspraktiken, Richtlinien und unserer Kultur widerspiegeln muss. Wir erkennen, dass Menschen mit unterschiedlichen Hintergründen, Fähigkeiten, Einstellungen und Erfahrungen neue Ideen und Wahrnehmungen mitbringen, und wir fördern und nutzen diese Unterschiede, um unsere Arbeit relevanter und zugänglicher zu machen.

Wir werden kein diskriminierendes Verhalten aus irgendwelchen Gründen tolerieren, einschließlich, aber nicht beschränkt auf Rasse, Geschlecht, Behinderung, Nationalität, nationale oder ethnische Herkunft, Religion oder Weltanschauung, Ehe-/Partnerschafts- oder Familienstand, sexuelle Orientierung, Alter oder sozioökonomischen Hintergrund.

Wir streben danach, ein inklusiver Arbeitsplatz zu sein, an dem sich jeder zugehörig fühlt, eine Stimme hat, Bedenken äußern kann und sich wohl und selbstbewusst fühlt. Wir erwarten von allen, die mit uns arbeiten, dieses Engagement zu teilen und entsprechend zu handeln, um unserem Leitbild folgend Bildung zu einer Kraft zu machen, die Menschen, Nationen und Kulturen im Streben nach Frieden und einer nachhaltigen Zukunft verbindet.

 

Bewerbungsprozess und Frist

Bitte senden Sie Ihren Lebenslauf und ein Anschreiben in englischer Sprache (jeweils maximal 2 Seiten) per Mail an vacancies@uwcio.uwc.org. Bitte geben Sie auch an, wie Sie von dieser Rolle erfahren haben. Bitte geben Sie in Ihrer Bewerbung ebenso Name, Funktion und Kontaktdaten von zwei Referenzen an. Wir werden diese nicht kontaktieren, ohne Sie darüber zu informieren.

 

Bitte beachten Sie, dass Bewerbungen ohne Anschreiben nicht berücksichtigt werden.

Bewerbungsschluss: Montag, 26. Juli 2021, 9 Uhr Berlin.